Ide - En analyse, beskrivelse, formulering og vurdering af virksomhedens formelle og uformelle organisation.  

Case: Udarbejdelse af personalehåndbog  

Virksomheden NXdorf har udviklet sig fra at være en lille handelsvirksomhed med kun seks ansatte til i dag at vær.e en virksomhed med 35 ansatte. Virksomheden er oprindeligt startet som en lille virksomhed, der solgte kontor-inventar, men har gennem de senere år udviklet sig til i dag at være en virksomhed, der varetager "totalindretning af konferencerum, showrooms, m.m." Endvidere har virksomheden specialiseret sig i totalindretninger af diverse nybyggerier, såsom kontorkomplekser og butikscentre. Virksomhedens ledelse har på grund af d'et store aktivitetsforøgelse måtte ansætte stadig flere medarbejdere med vidt forskellige kvalifikationer. Virksomhedens problem er nu, at denne ansættelse af nye medarbejdere er sket så hurtigt, at der i mange situationer ikke har været lejlighed til at introducere medarbejderne til virksomheden på en ordentlig måde. I mange tilfælde er den nyansatte kun blevet introduceret til det afgrænsede arbejdsområde, som han eller hun netop skulle til at varetage.
 

Problem:

Nyansatte medarbejdere gennem det seneste år er ikke blevet introduceret ordentligt til virksomhedens ide, idegrundlag, mål, organisationsopbygning mv. Virksomhedens ledelse har derfor set det nødvendigt at revidere den gamle personalehåndbog, som nu efterhånden er ved at være nogle år gammel og ikke tidssvarende i forhold til den måde, som virksomheden arbejder på i dag.
 

Mål:

At udarbejde en ny personalehåndbog indeholdende de relevante data om virksomheden. Specielt skal der udarbejdes et afsnit, der introducerer nye medarbejdere.
 

Handlingsplan:  

• Problemformulering.
• Dataindsamling i virksomheden, samt yderligere informationssøgning.
• Analyse af virksomheden.
• Udarbejdelse af disposition for personalehåndbogen.
• Udarbejdelse af håndbog - specielt hensyn til problematikken for nyansatte.
• Økonomiske beregninger i forbindelse med håndbogens produktion.

Produktet bliver en håndbog, som præsenteres for ledelsen (eksaminator og censor) på et møde (eksaminationen).
 
 

Ide - Tilrettelæggelse af et skabelonsystem til en del af virksomhedens interne og/eller eksterne korrespondance.
 

Problem:

Der udsendes breve fra virksomheden, som er forskellige i layout og blanketter, som ikke er hensigtsmæssigt udfyldt.  

For at tilgodese en ensartethed i såvel den interne som den eksterne skriftlige kommunikation skal der udarbejdes et forslag til designmanual indeholdende minimum fem af virksomhedens blanketter - herunder brevblanket.
 

Handlingsplan:

Forslaget til et delvist nyt blanketsystem udarbejdes med udgangspunkt i en socioteknisk fasemodel.
 

Forundersøgelse  

En blotlæggelse af symptomer og delproblemer.

Overordnede ønsker med hensyn til layout og indhold.
 

Analyse af teknisk system og organisation

• Beskrivelse af mulighederne i virksomhedens eksisterende tekstbehandlingssystem.
• Analyse af virksomhedens nuværende korrespondance.
• Analyse af medarbejdernes arbejdsrutiner og forudsætninger.
• Analyse af danske og internationale standards.
• Virksomhedens og medarbejdernes krav til de nye blanketter.
• Omverdenens krav til de nye blanketter.
• Krav til tekstbehandlingssystem og udskrivningsmulig-heder.
• Økonomiske forudsætninger.

• På baggrund af analysen udarbejdes herefter nye skabeloner tilpasset det ønskede tekstbehandlingssystem.
• Beskrivelse af procedure for anvendelse af skabelonerne.
• Udarbejdelse af generelle retningslinier for korrespon-dancens indhold.

• Afprøvning og anvendelse af skabeloner i en nærmere fastlagt prøveperiode.
• Træning af medarbejdere.

• Medarbejderforslag til ændringer.
• Virksomhedens (ledelsens) forslag til ændringer.
• Egne ændringer og fejlrettelser samt omverdenens vurdering af det nye blanketsystem.

Skriftlig rapport indeholdende diverse ændringsforslag.
 

Kilde: Undervisningsministeriet, Erhvervsskoleafdelingens håndbogshæfte nr. 63

Opdateret d. 15-03-2009